Управленческий учет наличных, безналичных и подотчетных денежных средств

Как и в других конфигурациях программы "1С", в 1С Управляющем реализован современный принцип работы с данными. Он состоит в том, что для ввода информации и для ее просмотра используются разные инструменты. Документы и справочники позволяют с высокой производительностью вносить в программу данные, а для просмотра и анализа информации применяются отчеты.

Ускоренный ввод данных с помощью документов

На то чтобы ввести хозяйственную операцию в 1С Управляющий уходит несколько секунд. При этом вести учет денег в программе могут не только бухгалтеры, но и люди без специального финансового образования (например, с этой задачей вполне справится секретарь в приемной). В качестве примера рассмотрим, как организована работа с документом "Операции по кассе".

После того как документ создан, в него в режиме реального времени заносятся все операции по кассе, совершенные в течение дня. Это не только ускоряет работу, но и позволяет избежать ошибок: поскольку в одном документе видны все операции за день, становится практически невозможно ввести одну и ту же операцию дважды.

При заполнении документа пользователь вносит "вручную" только сумму операции. Остальные реквизиты (вид и направление движения денег, объект и т.д.) выбираются из выпадающих меню или из справочников. Тем самым разработчики программы попытались исключить вероятность ошибки: пользователь при всем желании не сможет указать неправильные данные.

В 1С Управляющем реализован удобный механизм отражения внутренних перемещений денег (между кассами, расчетными счетами и подотчетниками). Каждую такую операцию необходимо заносить в программу один раз, тогда как при ведении управленческого учета в Экселе приходится делать две записи - отдельно по расходу и приходу денег.

Чтобы было удобнее просматривать суммы прихода и расхода, для каждой валюты в документе предусмотрен отдельный столбец. Также в документе имеется таблица, в которой выводятся обороты за день. Чтобы ее заполнить, достаточно нажать кнопку «Итоги за день», тогда как в других программах приходится запускать специальный отчет.

Особенности заполнения справочников

Программа позволяет вести неограниченное число касс и расчетных счетов. При этом кассы и расчетные счета не "привязаны" к юридическим лицам, входящим в состав предприятия. Так сделано потому, что в управленческом учете, в отличие от регламентированного бухгалтерского, разделение по юридическим лицам не является принципиальным. Руководителю нужно получать финансовую информацию сразу по всему бизнесу в целом, а не по юридическим лицам.

Под кассой в управленческом учете понимается любое место, используемое для хранения и учета денежных средств (касса бухгалтерии, сейф директора, кошелек менеджера и т.д.). Для каждой кассы можно задать до трех валют учета (например, выручка принимается в рублях, а командировочные выдаются в долларах США и украинских гривнах).

В версии ПРОФ разрешается использовать любое количество валют для учета денег. Однако для каждой конкретной кассе можно задать не более трех валют. Если возникает необходимость добавить еще одну или несколько валют, то в программе следует создать дополнительные кассы.

Создавать и редактировать элементы в справочниках "Кассы" и "Расчетные счета" может только пользователь с правами "Управляющий" (даже в тех случаях, когда Операторы имеют полный доступ к документам "Операции по кассе" и "Операции по банку"). При ограничении доступа Операторов к справочникам одновременно ограничивается их доступ к соответствующим документам и отчетам.

Перейти на следующую страницу>>