1С Управляющий. Программа для директора

В современном офисе практически у каждого сотрудника, будь то бухгалтер, кладовщик или даже делопроизводитель, на компьютере установлена специальная программа (а часто и не одна). И только у первого лица компании – генерального директора - своей программы зачастую нет.

Дело, разумеется, не в том, что руководитель не хочет пользоваться компьютером. Просто большинство современных учетных программ рассчитано на квалифицированных специалистов. Неподготовленному человеку освоить такую программу практически невозможно. Поэтому директору проще и быстрее получать отчеты в виде бумажных распечаток.

Программа 1С Управляющий, о которой пойдет речь в этой статье, ориентирована именно на руководителей и собственников бизнеса. С ее помощью директор сможет лично контролировать финансы предприятия и оперативно получать точную и достоверную информацию обо всех хозяйственных операциях.

Программа для директора

Обычная учетная программа директору не подходит: у него просто нет времени на то, чтобы в ней разобраться. Поэтому руководителю нужна особая программа: удобная в работе, простая в освоении и не требующая финансового образования.

Процесс установки и настройки 1С Управляющего занимает от силы пару часов, после чего можно сразу приступать к работе. Нельзя не отметить по-настоящему дружественный интерфейс: различных кнопок и настроек на панели инструментов в несколько раз меньше, чем в любой «серьезной» бухгалтерской программе. Кроме того, в 1С Управляющем ограничено использование финансовой терминологии, а интуитивно понятные формы для ввода данных и создания отчетов обеспечивают быстрый доступ к нужной информации.

Почему директору не подходит бухгалтерская отчетность

1С Управляющий – это программа для учета финансов. Очень многие считают, что финансы - это деньги на счетах и в кассах. Однако на самом деле понятие «финансы» охватывает все, что можно измерить в деньгах. Долги, товары, имущество, капитал, прибыль - все это финансы.

Дотошный руководитель наверняка спросит: «Зачем нужна еще одна программа, если у меня есть бухгалтер, который сводит все цифры копейка в копейку?». Попробуем вкратце объяснить, почему бухгалтерский учет не подходит для директора.

Во-первых, отчётность сдаётся в налоговую инспекцию с опозданием. В лучшем случае налоговики получат информацию о нашей деятельности за прошедший год в середине марта. К этому времени данные становятся совершенно неактуальными.

Во-вторых, для директора бухгалтерские отчеты бесполезны. Правила ведения бухгалтерского учета заточены таким образом, чтобы было удобно рассчитывать налоги. Например, та «прибыль», которая фигурирует в отчёте для налоговой инспекции – это некая условная величина, с которой рассчитываются налоги. С настоящей прибылью она не имеет ничего общего.

В-третьих, пользоваться бухгалтерскими отчетами крайне неудобно. Допустим, директор хочет узнать, какую прибыль ему принесло за прошлый месяц направление красок по сравнению с направлением лаков. Чтобы извлечь эти данные из бухгалтерской программы, нужно открыть таблицу Эксель, засесть на несколько часов и вручную свести цифры. А в 1С Управляющем те же данные можно получить за считанные секунды.

О чем рассказывают финансовые отчеты

Руководитель должен постоянно сравнивать рентабельность направлений деятельности своего предприятия. Ему необходимо знать, какие виды бизнеса «кормят» предприятие, а какие – «пьют кровь» и приносят одни убытки. Деньги нужно вкладывать только в прибыльные направления, а от убыточных - избавляться.

В 1С Управляющем ведется сквозная аналитика доходов и расходов по видам бизнеса. В качестве видов бизнеса могут выступать направления деятельности или отдельные проекты. Например, для розничного магазина актуально считать рентабельность по группам номенклатуры, а для строительной компании - по объектам. Благодаря такой гибкости 1С Управляющий может использоваться в любых отраслях.

Это красивое слово - кэшфлоу

В отличие от бухгалтерских программ, 1С Управляющий позволяет оперативно оценивать эффективность видов бизнеса «по оплате». Например, директору розничной сети важно отслеживать денежный поток (кэшфлоу) по каждой торговой точке. Если он видит, что расход денег превышает поступления, значит, есть повод вмешаться и принять срочные меры для исправления ситуации.

В 1С Управляющем учет движения денег ведется постатейно. Для того чтобы контролировать денежные потоки по видам бизнеса, достаточно в качестве статей движения денег указать виды бизнеса (направления деятельности, проекты). В этом случае в отчетах можно увидеть, какой вид бизнеса генерирует положительный денежный поток, а какой - отрицательный.

Управленческий баланс – это просто и понятно

Каждые три месяца директору приносят на подпись бухгалтерский баланс предприятия, который он «подмахивает», не читая. Дело в том, что бухгалтерский баланс часто бывает неактуальным и недостоверным. Но самое главное, большинству руководителей он просто не-по-ня-тен!

В отличие от бухгалтерского баланса, «Управленческий баланс» в 1С Управляющем предоставляет реальную информацию о всех активах и пассивах предприятия. При этом в нем легко разобраться, даже не имея финансового образования.

На небольших предприятиях управленческий баланс помогает директору решить две важнейшие задачи. Во-первых, с его помощью можно бороться с хищениями: все активы видны как на ладони, и любая пропажа выявляется при первой же ревизии. Во-вторых, управленческий баланс позволяет контролировать финансовую устойчивость предприятия. Для этого достаточно посмотреть, за счет каких источников были приобретены активы: если пассивы состоят в основном из « кредиторки», то перед нами «мыльный пузырь».

Учет прибыли по подразделениям, или как избежать «ловушки роста»

Очень многие компании сталкиваются со следующей проблемой: пока сотрудников немного – прибыль растет, а как только их количество превышает определенный предел (обычно это 40-50 человек)- прибыль сразу идет вниз.

Эта неприятная закономерность известна как «ловушка роста». А возникает она по следующей причине. В небольшой фирме директор обычно сам контролирует доходы и расходы. Когда сотрудников становится больше, приходится создавать подразделения и передавать оперативное управление наемным менеджерам. После этого доходы продолжают увеличиваться, однако расходы растут еще быстрее. Ведь у наемных менеджеров нет стимула сокращать затраты, так как их бонусы и премии зависят только от выручки.

Существует множество способов борьбы с «ловушкой роста». Например, в СССР пошли по пути внедрения хозрасчета, а на Западе широко используется создание центров финансовой ответственности (ЦФО). В основе всех этих методов лежит один принцип - зарплата начальника отдела должна быть «привязана» к финансовым результатам работы его подразделения. А для этого необходимо вести учет доходов, расходов и прибыли не только по предприятию в целом, но и по подразделениям.

В 1С Управляющем реализован простой и эффективный механизм определения финансовых результатов по подразделениям. В программе выделяются два типа подразделений: основные (аналоги центров прибыли) и вспомогательные (аналоги центров затрат). По основным подразделениям фиксируются и доходы, и расходы, а по вспомогательным подразделениям – только расходы.

В конце каждого месяца расходы вспомогательных подразделений распределяются на основные подразделения. После этого руководитель видит финансовый результат по каждому основному подразделению. Благодаря этому удается отучить начальников отделов от привычки «раздувать» расходы, то есть исчезает главная причина появления «ловушки роста».

Как в программу попадают данные

Как правило, к моменту внедрения 1С Управляющего на предприятии уже используются другие учетные программы. Например, менеджеры по продажам работают в 1С Торговле, а бухгалтера – в 1С Бухгалтерии.

Данные из оперативного и бухгалтерского учета можно переносить в 1С Управляющий с помощью механизма импорта. В 1С Управляющем реализован удобный механизм импорта данных из типовых конфигураций 1С Бухгалтерия 8 и 1С Управление торговлей 8 (в том числе из локализаций для Украины, Беларуси и Казахстана).

Консолидированный учет

В целях оптимизации налогообложения бизнес зачастую разбивают на несколько юридических лиц. Чтобы узнать, как обстоят дела в целом по предприятию, приходится каждый месяц «сводить» данные из разрозненных отчетов.

Для решения этой проблемы достаточно импортировать данные из программ оперативного и бухгалтерского учета в базу данных 1С Управляющего. При этом 1С Управляющий не просто объединяет итоговую информацию из разных программ, а позволяет загружать ее в виде хозяйственных операций. Благодаря этому импортированные данные можно редактировать, а также «расшифровывать» сводную информацию конкретными хозяйственными операциями.

"Информационные технологии для менеджмента", 09/2010

<<Статьи