Контролируем расходы в 1С Управляющем

Увы, Россия не сможет остаться в стороне от финансового кризиса: для национальной экономики наступает период спада. Поэтому сейчас владельцам малого и среднего бизнеса будет совсем не лишним подстраховаться и "потуже затянуть пояса". В период кризиса оптимизация расходов - это уже не столько средство увеличения прибыли, сколько вопрос выживания. В данной статье Кирилл Шлык и Николай Куров рассказывают о том, как можно наладить эффективный контроль над расходоми, внедрив на предприятии автоматизированную систему управленческого учета на базе программного продукта 1С Управляющий.

Определяемся с расходами предприятия

Для начала давайте выясним, что же понимается под расходами предприятия. Если бухгалтера в своем понимании расходов руководствуются стандартами ПБУ, то директора зачастую опираются только на свою интуицию. А это не всегда дает верное представление о расходах. В частности, в малом бизнесе расходы иногда путают с платежами денег. На самом деле расходы не всегда совпадают с платежами. Расходы в 1С Управляющем определяются "по отгрузке". Например, расходы возникают в тот момент, когда мы начисляем зарплату сотрудникам, а не когда выдаем им деньги.

Далее, не всякие затраты являются расходами. Например, если предприятие произвело продукцию, но еще не продало ее, то понесенные затраты не являются расходами. Расходами считаются только такие затраты, благодаря которым был получен доход. Это необходимо для того, чтобы можно было корректно определить прибыль предприятия за период как разницу между доходами и расходами.

Контролируем расходы по статьям

Любое предприятие вынуждено нести на себе багаж самых разных расходов: начиная с "крупных" - аренды и зарплаты - и заканчивая "мелкими" пустяками вроде карандашей и скрепок. Осложняется дело тем, что расходы склонны постоянно расти. И что же делать руководителю в такой ситуации? Если пытаться уследить за каждым расходом, то только на это надо угробить кучу драгоценного времени. Поэтому расходы в управленческом учете удобно контролировать через "статьи расходов".

Например, если руководителю потребуется узнать, почему у предприятия за последний месяц было больше расходов, чем за предыдущий, ему не нужно проверять множество записей. Достаточно просто посмотреть, по каким статьям расходы выросли, и сделать соответствующие выводы. В 1С Управляющем для этого служит отчет "Финансовые результаты деятельности", сформированный по показателю "расходы".

Анализируем динамику расходов предприятия

Отчет "Финансовые результаты деятельности" позволяет отслеживать расходы предприятия в динамике по месяцам. Благодаря этому руководитель может сравнить расходы последнего месяца с расходами, например, предыдущего месяца. А иногда бывает полезно сравнить расходы за истекший месяц с расходами за этот же месяц прошлого года. Это актуально для тех предприятий, чей бизнес подвержен сезонным колебаниям (например, для сельскохозяйственных компаний или шиномонтажных мастерских).

Допустим,  директор увидел в отчете , что за последний месяц внезапно выросли расходы по статье "Командировочные" . Тогда он выполняет двойной щелчок по интересующей сумме и получает "расшифровку" - полный перечень всех расходов по данной статье за месяц. При этом можно просмотреть детальную информацию о хозяйственных операциях, включая комментарии.

Планируем расходы и проводим их план-фактный анализ

Чтобы эффективно управлять бизнесом, недостаточно смотреть только в прошлое: нужен также взгляд в будущее. А именно, важно не только сравнивать текущие расходы с предыдущими, но и планировать их. И в течении всего запланированного периода необходимо контролировать выполнение составленных планов, то есть проводить "план-фактный анализ".

В 1С Управляющем для отражения планируемых расходов предприятия служит "Бюджет доходов и расходов", который составляется на каждый месяц. В бюджете можно указать планируемую сумму расходов по каждой статье. В период кризиса, когда особенно важно экономить, разумно будет устанавливать для статей расходов достаточно "жесткие" лимиты.

В дальнейшем можно будет проверить, насколько реальные расходы предприятия соответствуют планам. Для этого нужно запустить отчет "Финансовые результаты деятельности" и выбрать режим "План-фактный анализ".

Бюджет доходов и расходов можно составлять как в целом по всему предприятию, так и по отдельным направлениям его деятельности или проектам. В частности, можно спланировать расходы отдельно по каждому объекту строительства или проекту и затем контролировать их. Такая схема ведения управленческого учета особенно актуальна для строительных и проектных организаций.

1С. Антикризис

<<Статьи