|
Финансовый и оперативный учет в торговых предприятий как правило ведется в специализированных программах, таких как 1С Управление торговлей или 1С: Бухгалтерия. Однако эти программы имеют сложный и насыщенный интерфейс, рассчитанный на подготовленного специалиста. Директору получать данные из таких программ неудобно, поэтому возникает необходимость параллельно с официальным учетом вести управленческий учет. Управленческий учет предоставляет руководителю полную и достоверную информацию о финансовых результатах предприятия в виде простых и понятных отчетов.
Постановка управленческого учета
Любой проект по автоматизации учета требует серьезных финансовых вложений. При этом зачастую стоимость самого программного продукта составляет лишь малую часть затрат, тогда как львиную долю средств - до 90-95% - поглощает сам процесс внедрения (оплата труда консультантов, адаптация программа к специфике бизнеса, переобучение сотрудников и т. д.).
1С Управляющий изначально создавался с таким расчетом, чтобы не возникала необходимость "раздувать" бюджет IT-подразделения. Более-менее опытный системный администратор за несколько часов справляется с установкой программы и настройкой сетевых подключения, после чего руководитель со своего рабочего места задает параметры доступа пользователей к информационной базе. Сама процедура настройки прав пользователей упрощена до предела: нужно лишь вызвать соответствующую форму и проставить "галочки" напротив нужных позиций.
В программе реализована общепринятая методика управленческого учета, которая подходит для компаний любых отраслей. Как показывает практика, подавляющее большинство предприятий использует типовую конфигурацию, не заказывая дорогостоящие доработки функционала.
Импорт данных
Управленческий учет ведется параллельно официальному учету. Соответственно, возникает необходимость отражать хозяйственные операции в нескольких информационных базах, что заметно увеличивает трудозатраты на ведение учета. Этого можно избежать, если не вносить данные в 1С Управляющий вручную, а импортировать из других программ
В 1С Управляющем реализован удобный механизм импорта данных из типовых конфигураций 1С Бухгалтерия и 1С Управление торговлей (в том числе из локализаций для Украины, Беларуси и Казахстана). Внешняя обработка для выгрузки данных в 1С Управляющий реализована в виде Помощника, который позволяет даже не очень квалифицированному пользователю за несколько шагов правильно выполнить настройку параметров импорта.
Консолидированный учет
Для того чтобы оптимизировать налогообложение, бизнес зачастую разбивают на несколько юридических лиц. Каждое из них ведет собственную бухгалтерскую и налоговую отчетность, поэтому руководителю трудно оценить, как обстоят дела в целом по предприятию. Ситуация еще больше усложняется, если у компании есть филиалы и представительства за рубежом, где действуют другие правила регламентированного учета.
так, по окончании каждого месяца в головной офис поступает несколько отчетов, которые нужно свести воедино. Для решения этой проблемы достаточно перенести (импортировать) данные из программ оперативного и бухгалтерского учета в базу данных 1C Управляющего. При этом 1С Управляющий не просто объединяет итоговую информацию из разных программ, а позволяет загружать ее в виде хозяйственных операций. Благодаря этому импортированные данные можно редактировать, а также "расшифровывать" сводную информацию конкретными хозяйственными операциями.
Управленческий оперативный учет
Небольшим компаниям зачастую бывает невыгодно внедрять дорогостоящие программы складского учета. Функционал 1С Управляющего позволяет быстро и эффективно наладить на предприятии управленческий оперативный учет. В этом случае руководитель или менеджеры получают возможность контролировать наличие ТМЦ на складах, реализацию товаров и выполнение предварительных заказов. Кроме того, в 1С Управляющем предусмотрен режим печати первичных документов (счетов, счетов-фактур, накладных и т. д.).
В отличие от официального учета, в управленческом оперативном учете разрешается отражать хозяйственные операции, не подтвержденные первичными документами. Например, продажу товара в 1С Управляющем можно зафиксировать сразу после отгрузки партии со склада, не дожидаясь, когда курьер доставит накладную в офис. Благодаря этому появляется возможность отслеживать движения ТМЦ в режиме "реального времени".
Учет заказов
В 1С Управляющем реализован удобный механизм учета заказов от покупателей и заказов поставщикам. При получении заказа пользователь программы заполняет специальную форму, в которой указываются сроки исполнения и сроки оплаты. Контролировать соблюдения сроков помогают электронные напоминания, которые автоматически направляются ответственному лицу.
Учет расчетов с финагентами
В 1С Управляющем предусмотрен особый вид контрагентов – финагенты. Это организации и физические лица, с которыми предприятие совершает специфические финансовые операции, не связанные напрямую с основным производственным процессом (например, обмен валюты через биржу).
Большинство операций с финагентами являются конфиденциальными, поэтому соответствующий раздел учета по умолчанию доступен только пользователям с правами "Управляющий".
Учет комиссионных операций
При реализации товаров и услуг по договору комиссии предприятие может выступать либо в качестве агента (то есть принимать товар на комиссию), либо в качестве принципала (то есть передавать агенту товар для реализации). 1С Управляющий позволяет отражать в информационной базе управленческого учета обе эти ситуации.
Товар, принятый на реализацию, в программе учитывается отдельно от прочих товаров на забалансовом счете "Хранение". После отгрузки комиссионного товара (продажи услуг) в 1С Управляющем составляется документ "Отчет принципалу", в котором фиксируется сумма задолженности перед принципалом за проданные товары и доход (выгода) от комиссионной операции. Далее документ "Отчет принципалу" распечатывается на принтере и направляется контрагенту для проведения взаиморасчетов. Финансовые результаты комиссионных операций в удобной для восприятия форме отражаются в специальных отчетах.
Для того, чтобы зафиксировать передачу товара на реализацию, в 1С Управляющем используется более сложная схема, рассчитанная на подготовленного пользователя (подробнее см. статью "Как отдать товары на комиссию").
Определение финансовых результатов
1C Управляющий позволяет вести учет доходов, расходов и прибыли по видам бизнеса. В качестве видов бизнеса можно выбрать отдельные проекты или направления деятельности. Например, если в магазине автомобильных товаров вести учет финансовых показателей в разрезе номенклатурных групп ("Автокосметика", "Запчасти" и т. д.), то директор сможет выявлять прибыльные и убыточные направления деятельности.
В версии ПРОФ реализована возможность учета финансовых результатов по подразделениям. Эта функция актуальная для достаточно крупных предприятий, в структуре которых выделены центры финансовой ответственности (ЦФО). В качестве центров финансовой ответственности могут выступать дочерние юридические лица, иногородние филиалы, магазины или отделы. Создание ЦФО позволяет повысить эффективность работы подразделений, так как зарплата руководителей "привязана" к финансовым результатам.
1С Управляющий позволяет осуществлять календарное планирование доходов и расходов по видам бизнеса и подразделениям. По завершении отчетного периода директор компании может проконтролировать выполнение планов при помощи инструментов план-фактного анализа.
Распределение общих расходов
При определении финансовых результатов наибольшую сложность представляет распределение общих расходов (то есть тех, которые относятся к нескольким видам бизнеса).
Одно из преимуществ 1С Управляющего - наличие прозрачного и понятного механизма распределения общих расходов.
В версиях Базовая и Стандарт общие расходы в течение месяца суммируются и затем распределяются по видам бизнеса (например, по весовым коэффициентам).
В версии ПРОФ общие расходы распределяются на виды бизнеса постатейно, причем для каждой статьи общих расходов можно задать свой способ распределения (скажем, оплату аренды распределять пропорционально количеству сотрудников, а административные расходы - пропорционально выручке).
При наличии на предприятии центров финансовой ответственности возникает необходимость распределять расходы по подразделениям. Например, для департамента по работе с филиалами арендуется склад, в котором 10% площади отводится для хранения товаров, которые реализует другой департамент – по работе с местными клиентами. По справедливости расходы на аренду склада нужно распределять между департаментами в соотношении 9:1. В такой ситуации удобно поступить следующим образом: создать в программе "виртуальное" вспомогательное подразделение "Склад" и каждый месяц расходы этого вспомогательного подразделения распределять на два департамента методом "По установленным долям".
См. также:
- Управленческий учет
- Управленческий учет в строительстве
- Управленческий учет в сфере услуг
- Управленческий учет в производстве |
