Группа компаний «Злата» оптимизирует свою работу с помощью программы 1С Управляющий

Кризис 1998 года стимулировал отечественное производство снеков. Теперь российские компании прочно занимают отечественный рынок, среди них и группа компаний «Злата».

Группа компаний «Злата» занимается производством и продажей снековой продукции на территории Российской Федерации. Основными направлениями деятельности являются производство и сбыт семечек и орешков под собственными торговыми марками «Злата», «Злата золотая», «Садко», «Старый пивовар» и др.

Говорит Яна Анатольевна Синиченкова, заместитель директора: «В нашей компании можно выделить три основных сегмента: производственные подразделения, склады и коммерческий отдел. На протяжении какого-то времени мы могли обходится двумя программами: «1С: Торговля и склад» и «1С: Бухгалтерия». Управленческий финансовый учёт можно было вести в Excel: есть незаменимый сотрудник, который тратит огромную часть своего времени и внимания на перенос данных в таблицы и их обработку. В принципе, это терпимо — но только если у вас не растут объёмы. Но как только увеличивается массив информации, даже самый внимательный сотрудник перестаёт успевать выполнять такую работу. Неизбежно влияние пресловутого человеческого фактора, особенно если на одного человека ложится вся эта кропотливая работа, и, как следствие, возрастает вероятность ошибки как во вводе данных, так и в получаемых расчетах. Наши объёмы продаж постоянно росли и, наконец, стало очевидным, что наша привычная схема финансового управленческого учёта заходит в тупик.

Для выхода из этого тупика нам требовалось:

• Решение, которое могло бы объединить в общую информационную систему все наши подразделения, и давать по ним достоверные сведения.

• Решение, оптимизирующее управленческую деятельность, т. е. оно должно быть достаточно понятным в использовании для человека, не имеющего специального финансового или бухгалтерского образования.

• Решить этот горячий вопрос в максимально короткие сроки.

Ответ на эти непростые вопросы лежал в классическом триединстве: цена, качество, срок.

Могли ли мы найти решение в рамках прежней системы учёта? Это трудно себе представить. Пришлось бы, видимо, увеличивать штат незаменимых сотрудников, которые только и занимались бы обработкой гигантского массива данных. Правда, всё это было бы, в конце концов, бессмысленно, т. к. проверить достоверность предоставляемых ими данных никто бы не смог. Безумием выглядит идея выделения ещё сотрудников для проверки отчётов предыдущих — и так до бесконечности. Итог: цена, качество и сроки такого решения не поддаются прогнозированию.

Понятно, что нужно было найти кардинальное решение, нам необходим был качественный скачок. Для этого нам нужно было либо создать программу, которая обрабатывала бы результаты работы коммерческого отдела, либо найти такое типовое решение, которое могло бы целиком (от первоначального ввода данных до получения отчётов) автоматизировать коммерческий отдел. Было решено сделать второе. Система работы должна была стать такой, чтобы обработка данных, нахождение и исправление допущенных ошибок стали возможными в считанные минуты.

Мы обратили внимание на то, что ближе: интерес вызвали программы, разработанные в среде 1С. Партнёры фирмы «1С» предложили продукт «1С Управляющий», который был разработан специально для автоматизации управленческого учёта. Мы давно знакомы с продуктами 1С и нам известно их качество. Цена «Управляющего» была для нас приемлемой. Программа проверенной марки, за адекватную цену и со знакомым нам интерфейсом 1С — это то, что нас заинтересовало.

Итак, решение о переходе на «1С Управляющий» было принято. Начался процесс ввода программы в эксплуатацию.

За это время мы выполнили следующие операции:

              1.    Была настроена выгрузка необходимых данных из программы «1С Бухгалтерия» в «Управляющего».

2. Наши сотрудники самостоятельно изучили программу на своих рабочих местах. Это стало возможным благодаря понятному руководству пользователя, написанному именно для пользователей, а не для программистов. Также в самой программе содержатся понятные справочные материалы. Основной алгоритм действий в «Управляющем» был освоен работниками примерно за 4 часа. Далее в течение месяца были разработаны регламенты ввода информации и контроля за правильностью ввода. Еще месяц ушел на проработку регламента проверки достоверности получаемых отчётов и оттачивание всех алгоритмов и процедур.

3. Наш коммерческий отдел привык работать с определённого вида отчётами: по расчётам с покупателями, по продукции, по кредитам, по закупкам. Сотрудники компании-поставщика «1С Управляющего» реализовали в программе возможность работы с привычными нам отчётами.

4. В процессе освоения программы оказалось, что в целом ряде функций «Управляющий» и «Торговля и склад» дублируют друг друга. В то же время, в «Управляющем» работать быстрее и проще. Поэтому мы решили отказаться от «Торговли и склада» и перевести всех, кто работал в этой программе, на «Управляющего». При этом мы понимали, что в «Управляющем» содержится конфиденциальная информация. Однако, у нас не было опасений за её сохранность, т. к. в программе реализована возможность ограничения прав доступа к той или иной информации. Только те пользователи, которые имеют доступ к финансовым управленческим данным, могут получать необходимые им отчёты.

Весь процесс ввода в эксплуатацию — от покупки программы до получения необходимых руководству отчётов — занял два месяца.

Результаты внедрения программы «1С: Управляющий» были для нас очевидными:

• Мы нашли более адекватное применение незаменимому сотруднику, готовившему все отчёты для руководства. Теперь лица, принимающие управленческие решения, могут получать требуемую им информацию, что называется, «нажатием одной кнопки»

• Благодаря внедрению «Управляющего» и доработке его под нужны коммерческого отдела и складского учёта нам удалось оптимизировать пакет наших учётных программ, отказавшись от «1С: Торговля и склад»

• Наконец, была достигнута главная цель — объединение информации из всех структурных подразделений компании в единую систему.

Подводя итог, могу сказать, что «1С: Управляющий» уже несколько лет служит верным инструментом управления нашей компанией и развивается вместе с нами».